Опыт создания электронного архива. Обсуждение

Опыт создания электронного архива. Обсуждение
Количество просмотров - 15024 (ссылка на эту тему)

Марианна

Участник форумов

Сейчас отсутствует

Сообщение #16 : 18 Декабря 2008 года, 11:10
(ссылка на это сообщение)

2 Горец
Системы электронного архива и документооборота могут хранить фвйлы ЛЮБОГО форматат- это их базовая функциональность. Позиция коллеги MIP - хранить сканированные копии подлинников. Каких-то реализованных вариантов электронного архива и документооборота , как он сам признается, он не видел.

Господа, обратная сторона луны существует, даже если ее никто не видел! Так и то , о чем я пишу - это не плод ФАНТАЗИЙ и РАССКАЗЫ, а реальные реализации. основанные на опыте российских организаций.
Я тоже не один год занимаюсь методической проработкой вопросов электронного архива в проектной организации (не "как надо", а "как работает") и вывод , к которому пришли многие институты в России : "нам нужно электронное хранилище чертежей на стадии разработки (текущей работы!), а не тогда когда они сделаны и переданы заказчику".

Несколько лет назад я встречалась по методологическим вопросам с представителями крупного питерского института , которые 5 лет(!) сканировали свои архивы, израсходовали в нуль ресурсы своих инженерных машин, потратили более 100 тыс долларов на сканеры, сервера, робототизированные библиотеки, труд операторов на создание и хранение террабайтов информации, и потом поняли, что они им НЕ НУЖНЫ. Эти затраты никогда не окупятся. В тот момент они искали ИНОЕ решение.
Чертежи здания, построенного 10 лет назад и переданные эксплуатирующей организации, далее уже живут своей жизнью, реконструкцию этого здания владельцы могут заказать другим проектировщикам - те выпустят свои чертежи и т.д. Отслеживать весь жизненный цикл этого здания институт не будет, тем более за бесплатно. Обращений к этому архиву за документами извне - мизер. 5 лет потрачено зря.

Позиция, которую я пытаюсь донести, - что после того, как проект готов, передавайте его заказчику в любом виде, в каком он захочет, бумажном, электронном, это не относится к вопросу электронного архива- в любом случае у вас останется архивный экземпляр. 3ачем еще раз его сканировать в обязательном порядке, тратить время и деньги, когда можно пустить под ксерокс тогда когда потребуется и те листы, которые нужны.
А вот именно электронное хранилище и документооборот на стадии разработки проекта - вот он кладезь для увеличения объемов проектирования ) , улучшение взаимодействия проектировщиков друг с другом, ускорение согласования, снижение ошибок проектирования и времени на переделки, интеграция с системой управления проектами (ИСУП).
И ту нам понадобятся векторные оригиналы, внутренний сертификат (ЭЦП).
Проект готов - выпустили электронный комплект из ЭА- подписали ручкой - сделали 5 копий -отдали заказчику.
Пришли требования на изменения - оформили РИ - достали векторный оригинал - подправили и сохранили новую версию в электронном комплекте- перевыпустили лист - подписали ручкой - отксерили (заменили в архивном экземпляре) -отправили корректировку заказчику.
Строительство закончилось - передали исполнительскую документацию заказчику - и ЗАБЫЛИ про этот проект. Векторные оригиналы останутся в электронном архиве как технические решения - аналоги, которые можно использовать в другом проекте после редактирования.

Системный аналитик: САПР, электронный архив и документооборот, управление проектами (Санкт-Петербург, Россия)

Марианна

Участник форумов

Сейчас отсутствует

Сообщение #17 : 18 Декабря 2008 года, 11:13
(ссылка на это сообщение)

Цитата: MIP от 16 Декабря 2008 года, 01:12

Есть такое в банках, они там между собой договорились, но это к сожалению не для каждого страждущего и уж тем более не на уровне если надо пошел и получил.
Закон как таковой имеется но на практике пока не работает в том виде как предусмотрено. Под институтом надо понимать организацию берущую на себя ответсвенность за операции совершаемые с цифровой...

Эта организация называется "Удостоверящий Центр" и если набрать в Гугле "удостоверяющий центр Беларусь " там выпадет куча ссылок, что эти организации ЕСТЬ и они ФУНКЦИОНИРУЮТ.
Учитывая предыдущий ответ - проектной организации НЕ НУЖНА ЭЦП вне ее стен. После выпуска проект существует в бумажной форме и пусть так и живет.

Горец

Активный участник форумов

Сейчас отсутствует

Сообщение #18 : 19 Декабря 2008 года, 10:33
(ссылка на это сообщение)

Цитата: Марианна от 18 Декабря 2008 года, 11:10

Так это хорошо, что любые форматы можно. Пусть тогда каждый хранит то, что считает нужным и важным для себя. Ведь задачи у всех различные.

Цитата: Марианна от 18 Декабря 2008 года, 11:10

Я тоже не один год занимаюсь методической проработкой вопросов электронного архива в проектной организации (не "как надо", а "как работает")

Ваш опыт очень ценен и я, лично, его не оспариваю, а только внимательно прислушиваюсь ("причитываюсь

). Думаю и все остальные тоже.

Цитата: Марианна от 18 Декабря 2008 года, 11:10

А вот именно электронное хранилище и документооборот на стадии разработки проекта - вот он кладезь для увеличения объемов проектирования

Несомненно, но как Вы сами написали - это не архив, а документооборот. Документооборот в процессе выполнения проектной документации - это очень важный аспект. Как и грамотная организация, грамотно поставленный документооборот позволяет работать эффективнее. Но... тема-то про архивы, а документооборот заслуживает отдельной темы... наверное.

Инженер-проектировщик (Минск, Беларусь)

MIP

Куратор подраздела "GeoniCS"

Сейчас отсутствует

Сообщение #19 : 20 Декабря 2008 года, 16:13
(ссылка на это сообщение)

Цитата: Марианна от 18 Декабря 2008 года, 11:13

Набрал "удостоверяющий центр Беларусь "
Найдите там пожалуйста хоть одну прямую ссылку на такую организацию.

Цитата: Марианна от 18 Декабря 2008 года, 11:13

Учитывая предыдущий ответ - проектной организации НЕ НУЖНА ЭЦП вне ее стен. После выпуска проект существует в бумажной форме и пусть так и живет.

В принципе согласен, но вопрос стоит в том что чертежи подписываются не только внутри организации, но и согласовываются за ее пределами, соответсвенно в электронном виде их нет, значит мы будем иметь электронный архив черновиков?

Цитата: Марианна от 18 Декабря 2008 года, 11:10

Системы электронного архива и документооборота могут хранить фвйлы ЛЮБОГО форматат- это их базовая функциональность. Позиция коллеги MIP - хранить сканированные копии подлинников. Каких-то реализованных вариантов электронного архива и документооборота , как он сам признается, он не видел.

Хранить нужно то что будет востребовано в далнейшей деятельности предприятия.

Цитата: Марианна от 18 Декабря 2008 года, 11:10

Господа, обратная сторона луны существует, даже если ее никто не видел! Так и то , о чем я пишу - это не плод ФАНТАЗИЙ и РАССКАЗЫ, а реальные реализации. основанные на опыте российских организаций.

Каких именно, названия, сферы деятельности, ссылки.

Цитата: Марианна от 18 Декабря 2008 года, 11:10

Я тоже не один год занимаюсь методической проработкой вопросов электронного архива в проектной организации (не "как надо", а "как работает") и вывод , к которому пришли многие институты в России : "нам нужно электронное хранилище чертежей на стадии разработки (текущей работы!), а не тогда когда они сделаны и переданы заказчику".

Подождите возникает вопрос а что делать с выпущенными чертежами? Ведь случае надобности смотрят готовые чертежа, а не их электронные черновики, вкедь опять повторюсь документов является подписанный чертеж, а не его электронная копия.

Инженер (Минск, Беларусь)

MIP

Куратор подраздела "GeoniCS"

Сейчас отсутствует

Сообщение #20 : 20 Декабря 2008 года, 16:25
(ссылка на это сообщение)

Цитата: Марианна от 18 Декабря 2008 года, 11:10

Несколько лет назад я встречалась по методологическим вопросам с представителями крупного питерского института , которые 5 лет(!) сканировали свои архивы, израсходовали в нуль ресурсы своих инженерных машин, потратили более 100 тыс долларов на сканеры, сервера, робототизированные библиотеки, труд операторов на создание и хранение террабайтов информации, и потом поняли, что они им НЕ НУЖНЫ. Эти затраты никогда не окупятся. В тот момент они искали ИНОЕ решение.
Чертежи здания, построенного 10 лет назад и переданные эксплуатирующей организации, далее уже живут своей жизнью, реконструкцию этого здания владельцы могут заказать другим проектировщикам - те выпустят свои чертежи и т.д. Отслеживать весь жизненный цикл этого здания институт не будет, тем более за бесплатно. Обращений к этому архиву за документами извне - мизер. 5 лет потрачено зря.

Про здания ничего не скажу, не проектируем, но в нашем случае, материалы могут подниматся даже после того как объект построен, а в некоторых случаях они и используются в качестве исходных данных для других проектов. Как быть?

Цитата: Марианна от 18 Декабря 2008 года, 11:10

Позиция, которую я пытаюсь донести, - что после того, как проект готов, передавайте его заказчику в любом виде, в каком он захочет, бумажном, электронном, это не относится к вопросу электронного архива- в любом случае у вас останется архивный экземпляр. 3ачем еще раз его сканировать в обязательном порядке, тратить время и деньги, когда можно пустить под ксерокс тогда когда потребуется и те листы, которые нужны.
А вот именно электронное хранилище и документооборот на стадии разработки проекта - вот он кладезь для увеличения объемов проектирования ) , улучшение взаимодействия проектировщиков друг с другом, ускорение согласования, снижение ошибок проектирования и времени на переделки, интеграция с системой управления проектами (ИСУП).
И ту нам понадобятся векторные оригиналы, внутренний сертификат (ЭЦП).
Проект готов - выпустили электронный комплект из ЭА- подписали ручкой - сделали 5 копий -отдали заказчику.
Пришли требования на изменения - оформили РИ - достали векторный оригинал - подправили и сохранили новую версию в электронном комплекте- перевыпустили лист - подписали ручкой - отксерили (заменили в архивном экземпляре) -отправили корректировку заказчику.
Строительство закончилось - передали исполнительскую документацию заказчику - и ЗАБЫЛИ про этот проект. Векторные оригиналы останутся в электронном архиве как технические решения - аналоги, которые можно использовать в другом проекте после редактирования.

Архивный экземпляр в каком виде?
Насчет фразы

Цитата

Документооборот на стадии разработки проекта - улучшение взаимодействия проектировщиков друг с другом, ускорение согласования, снижение ошибок проектирования и времени на переделки

Согласен, при налаженном обмене данными очень удобно.
А вот

Цитата

Пришли требования на изменения - оформили РИ - достали векторный оригинал - подправили и сохранили новую версию в электронном комплекте- перевыпустили лист - подписали ручкой - отксерили (заменили в архивном экземпляре) -отправили корректировку заказчику.

не пройдет, если изменения вносятся на согласованные с эксплуатирующими организациями листы, то их вносят именно в бумажную копию, т.к. еще раз повторяю никто не будет собирать подписи повторно для вновь перевыпущенного листа, это никакого ускорения в работе не даст, а только замедлит процесс выпуска документации.

Инженер (Минск, Беларусь)

MIP

Куратор подраздела "GeoniCS"

Сейчас отсутствует

Сообщение #21 : 20 Декабря 2008 года, 16:32
(ссылка на это сообщение)

Что еще хочу сказать смысл электронного архива не толко в том что хранить там электронные копии чертежей, но иметь возможность просмотреть выпущеную документацию в том виде как она есть, а для этого на данный момент ее прийдется сканировать иначе никак, вопрос стоит ли это делать или стоит подождать пока появятся механизмы позволяющие все это делать безболезненно как это нам хочет показать Марианна. Кстати насчет сканирования и хранения растровых образцов проблемм нет, барабанные сканеры у нас в любом случае есть, а при грамотном сжатии проекты не так уж много весят, вопрос в правильной организации и эффективности этой работы, пока ответа окончательного нет.

Инженер (Минск, Беларусь)

MIP

Куратор подраздела "GeoniCS"

Сейчас отсутствует

Сообщение #22 : 15 Января 2010 года, 18:11
(ссылка на это сообщение)

Приняли закон о электронной подписи ЗАКОН РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ 28 декабря 2009 г. № 113-З "Об электронном документе и электронной цифровой подписи"
надо садится за чтение

Закон Об электронном документе и электронной цифровой подписи.mht
(79.97 Кб) [скачать] [загрузок: 58]

Инженер (Минск, Беларусь)

Samsony 1

Активный участник форумов

Сейчас отсутствует

Сообщение #23 : 07 Декабря 2019 года, 11:33
(ссылка на это сообщение)

посмотрите электронный документооборот для проектной организации
Задачи, решаемые TDMS
TDMS обеспечивает решение следующих задач:

1. создание единого информационного пространства, содержащего весь массив информационных ресурсов проектной деятельности: разрабатываемой и утвержденной проектной документации; регламентирующих документов и типовых решений; внутренней и внешней корреспонденции; классификаторов видов работ, объектов проектирования и проектных специальностей; номенклатурных справочников и других данных, необходимых и достаточных для информационного обеспечения процесса проектирования;
2. управление внешней входящей и исходящей корреспонденцией, включая письма (бандероли с сопроводительным письмом), факсимильные сообщения, сообщения электронной почты на официальный электронный адрес заказчика или с официального электронного адреса заказчика на бланках организации;
3. управление внутренней документацией, такой как организационно-распорядительная документация, приказы и распоряжения руководства по основной деятельности, приказы по личному составу, приказы по финансово-экономической деятельности, приказы на командировки, служебные записки (справки, докладные записки), служебные записки (справки, докладные записки) руководству компании, служебные записки руководителям структурных подразделений и ГИПам;
4. реализация распределенной системы управления файловыми и семантическими данными, в узловых точках которой размещены базы данных и/или кэширующие файловые серверы филиалов и подразделений заказчика;
5. создание механизмов и средств для полного представления проектно-сметной документации в электронном архиве, контекстно-зависимого поиска и выборки информации в произвольных разрезах, формирования комплектов документов для заказчика, для отправки на объект или в проверяющие органы;
6. реализация требуемого уровня интеграции с другими корпоративными системами, обеспечивающими решение задач управления финансами, управления взаимоотношениями с контрагентами, управления каталогами оборудования и пр.;
7. реализация наборов свойств всех информационных сущностей системы, таких как проект, задание, проектный документ, чертеж, комплект, сооружение и т.п., и представление их в виде атрибутивных карточек, удобных для ввода, просмотра и поиска данных, в соответствии с техническим заданием и методикой работы в системе;
8. реализация возможности параллельного проектирования, планирования и управления проектами на всех этапах жизненного цикла;
9. согласованное управление состояниями экземпляров объектов, порождаемых и учитываемых в системе в соответствии с их жизненными циклами;
10. реализация персонализированных АРМ, наиболее полно соответствующих регламентам ведения проектной деятельности в компании и методике работы в системе, а также обеспечивающих максимально эргономичный интерфейс для различных групп пользователей, участвующих в процессе разработки ПСД: руководства, ГИПов, начальников производственных отделов, проектировщиков, нормоконтролеров, администраторов и др.;
11. реализация удобного представления информации в системе в виде деревьев, таблиц, гипертекста и графических данных;
12. автоматизация процесса присвоения обозначений и наименований создаваемым электронным документам в соответствии со стандартами предприятия;
13. организация процесса быстрого ввода и сохранения сканированных образов бумажных документов. Обеспечение связей сканированных документов с соответствующими версиями электронных документов-оригиналов;
14. автоматизация формирования комплектов проектно-сметной документации для выдачи в стандартизованном электронном и готовом к печати виде заказчику проектных работ и государственным контролирующим организациям;
15. регламентированное внесение изменений в проектно-сметную документацию, включая настраиваемую систему автоматических уведомлений об изменениях;
предоставление средств поиска документов и других информационных сущностей;
16. обеспечение безопасности при работе пользователей в системе: аутентификация при входе в систему, управление правами доступа к разрабатываемой проектной документации и разделам проектов; мониторинг состояния информационных ресурсов системы и работы пользователей в процессе их формирования;
17. обеспечение применения цифровой подписи в электронных документах, разрабатываемых и хранимых в системе.

Главный специалист (Тюмень, Россия)

Страниц: 1 [2] Все Вверх

ВЕРСИЯ ДЛЯ ПЕЧАТИ

www.proektant.org > СОПУТСТВУЮЩИЕ ПРОЕКТИРОВАНИЮ ВОПРОСЫ > Архивы и делопроизводство >

Контактные данные\| Партнёрская программа \| Подробная статистика
Настройка форумов © «Проектант» \| Конфиденциальность данных Powered by SMF 1.1.23 \| SMF © 2017, Simple Machines