Опыт создания электронного архива. Обсуждение

- сканированный файл своего же чертежа с подписями - не хранить,

А как потом узнать в каком состоянии чертеж был подписан? Т.е. в каком состоянии чертеж (документ) ушел на печать? Ведь просто файл не дает об этом никакого представления, а полноценной электронной подписи, у нас в РБ пока нет.
Остальное пока анализирую.

Инженер (Минск, Беларусь)

Новый П

Активный участник форумов

Сейчас отсутствует

Сообщение #3 : 14 Ноября 2008 года, 09:41
(ссылка на это сообщение)

У нас тоже периодически возникают разговоры о необходимости создания электронного архива проектов. Вот что думаю:

- векторный оригинал разработчика - обязательно, чтобы быстро исправлять,

Это только для самих проектировщиков для того чтобы использовать в дальнейшей работе. И эти файлы не являются документами, т.к. не подписаны, даже если проектировщик вставит туда всою подпись, то как это сделают все остальные согласующие проект стороны? Никак! А следовательно это не документы.

- сканированный файл своего же чертежа с подписями - не хранить,

- нередактируемый формат, например, .pdf, -по надобности.

Вот именно - по надобности. Надобности в этом лично для нашего отдела не вижу - электронных исходных файлов-чертежей и отсканированных окончательно выполненных и подписанных чертежей вполне достаточно и PDF не нужен.

Цитата: Новый П от 14 Ноября 2008 года, 09:41

- сканированные чертежи чужой разработки - хранить, если есть желание сканировать, или это используется в качестве исходных данных.

Тут не на желание надо смотреть, а насколько чужие чертежи завязаны с вашими. Если без чужих чертежей Ваши трудно читать и понимать и использовать, то надо обязательно сканировать и хранить чужие (именно сканировать, со всеми подписями и изменениями).

Вот высказал своё мнение и, надеюсь, мнение ещё ряда сотрудников своего отдела.

Инженер (Новополоцк, Беларусь)

Марианна

Участник форумов

Сейчас отсутствует

Сообщение #4 : 18 Ноября 2008 года, 14:31
(ссылка на это сообщение)

- векторный оригинал разработчика - обязательно, чтобы быстро исправлять,

Вся методология создания и использования электронных документов (ЭД) завязана на то, что внутри файла важна только графика. Подписи- это атрибутивная информация о документе, поэтому в системах, работающих с ЭД, все эти подписи вынесены в атрибуты (информационные поля) документа в систему. Пользователю не надо лазить в файл, чтобы увидеть кем и когда он был разработан , согласован или утвержден- это все есть в "карточке" документа. Другой механизм - ЭЦП: через систему архива, или прямо в Виндовс устанавливаешь курсор на файле и получаешь сведения о наложенных сертификатах. Поэтому сторонам достаточно договориться о способах наложения и хранения "подписей" , как эти файлы становятся документами. Соответствующие нормативные акты об этом есть.
Проблема в том, что при организации архива без использования специализированных систем, а только средствами файловой системы - хранить эти атрибуты негде, да и обеспечить ролевой доступ файлам и этим атрибутам - слишком заморочено. Вот и получаются просто "папочки" на закрытом сервере - ни себе , ни людям.

Цитата

Цитата: Марианна от 18 Ноября 2008 года, 14:31

- сканированный файл своего же чертежа с подписями - не хранить,

Совершенно противоположное мнение. Именно их и надо хранить. Очень часто приходится смотреть в прежние чертежи по объектам и чтобы не мусолить, не таскать и не терять бумажные версии, надо обязательно их сканировать и по возможности в будущем работать только с ними. К тому же на окончательно подписанных чертежах есть все подписи и все изменения (которые возможно вносились вручную уже после распечатки электронных чертежей).
..насколько чужие чертежи завязаны с вашими. Если без чужих чертежей Ваши трудно читать и понимать и использовать, то надо обязательно сканировать и хранить чужие (именно сканировать, со всеми подписями и изменениями).

Судя по названию вашего предприятия- вы сотрудник ПКО, а значит у вы работаете не на архив (как чисто проектная организация), а на цеха и инженерные службы предприятия. Понятно, что львиная доля зданий и сооружений завода проектировалось всякими ГИПРО институтами. Тогда инженерный архив другим способом не сделать - только сканировать эти чертежи.

Кстати, в PDM сначала можно сделать каталог объектов инфраструктуры (цех-участок- оборудование) и к этому объекту привязывать сами проекты. Тогда служба цеха №1 не будет рыться где попало, а сможет прямо по дереву Цех1- участокХХ- установка УУ - проект "Обвязка .." найти проект, не зная номера, и чертежи в нем, как в составе комплектов, так и прилагаемые (например, чертежи задвижек, лестниц и т.п). Все обвязано ссылками. Все проекты, любой проектной организации на данных участок и данное оборудование будут зарегистрированы и видны в одном месте.

Что касается изменений, то как я уже писала, изменение а) регистрируется (Журнал изменений как по ЕСКД, так и по СПДС ведется прямо в системе) , б) генерирует новую версию документа. Все версии хранятся, но только 1 из них является текущей и доступной через стандартный просмотр. Можно открыть дерево этих версий, перейти на предыдущий чертеж и т.п.
Измененные документы проекта связаны с Разрешением по ссылке,т.к. что изменения видны и через содержимое проекта и через Журнал с возможностью перехода на интересуемый объект.

Новый П

Активный участник форумов

Сейчас отсутствует

Сообщение #5 : 18 Ноября 2008 года, 15:59
(ссылка на это сообщение)

Ничто не мешает и для сканированных версий вносить атрибутивы. Я не про то писал. Вы немного не поняли. Мне не важно смотреть кто и когда это подписал. Мне важно быть уверенным, что в архиве хранится окончательный вариант проектной документаци (всеми подписанный и согласованный во всех инстанциях). Ведь очень часто после создания электронных чертежей и их печати, производятся коррективы вручную на стадии согласования со всеми заинтересованными лицами. Т.е. исходный электронный чертёж не изменяется, а изменения вносятся вручную (приписки, аппликации) непосредственно в бумажный экземпляр. И если мы будем хранить электронные чертежи, а не отсканированные листы, то мы потеряем все эти дополнения которые возможно были сделаны вручную. А это порой очень важно.

Инженер (Новополоцк, Беларусь)

Марианна

Участник форумов

Сейчас отсутствует

Сообщение #6 : 18 Ноября 2008 года, 17:22
(ссылка на это сообщение)

Цитата: MIP от 14 Ноября 2008 года, 01:26

Частично по атрибутам документов и состояниям, по которым определяется статус документа в системе- ответила в предыдущем ответе.

В основном, вопрос решается организационно.
Во- первых, прежде чем распечатать, чертеж должен быть заложен в систему. При печати на чертеже настроен вывод информации об электронном документе с полным путем хранения (есть варианты выводить текстом, а есть через штрих-код) и если распечатка сделана с компьютера Пупкина это сразу видно - использовать такой документ нельзя.
Во- вторых, если чертежи уже лежат в доступе в составе своего комплекта, то зачем бегать с бумажной копией? Тут по идее включается система электронного документооборота,но мы решали обычными выборками/ фильтрами.
Пусть, руководитель получил информацию от Пупкина, что чертежи фундаментов готовы, открыл в системе текущий проект "НН", комплект, нашел листы, сделанные Пупкиным (по информационным полям- атрибутам документа), открыл файлы чертежей.
(Вопросы удобства просмотра в эл. виде пока упустим, потому как с техникой для этого сейчас проблем нет, хоть 3х3 экран).
Итак, если все нормально, изменил состояние документа, например, с "проектирование" на "проверено", поставил дату и "подпись". Варианты реализации - через механизмы системы, второй вариант - наложение ЭЦП. Новое состояние ограничивает уровень доступ для разработчика и он уже ничего с файлом и карточкой документа не сможет сделать. Если наложено ЭЦП, то при вмешательстве в файл - ЭЦП "слетит".

Насчет полноценной ЭЦП - не совсем понятно про "неполноценность". Механизм Центра сертификации, входящего в комплект Windows Server 2000/2003 является абсолютно полноценным решением, и его можно использовать прямо сейчас с любыми файлами в вашей локалке. ключ PGP к почте - тоже распространенное явление.
Это вопрос организационный - чем и как вы подтверждаете факт проверки электронных документов ВНУТРИ вашей организации. Вы же все равно распечатываете и подписываете комплекты для заказчика. Но это можно сделать разово, на этапе выпуска. Таким образом подлинник бумажный будет сделан и передан, а у вас останутся копии, с которых печатали, причем с нужными подписями.

Электронный документооборот- серьезная штука, и пытаться использовать одновременно и электронные документы и бумажные -только увеличить общую трудоемкость.Поэтому сначала надо принять решение

)

Марианна

Участник форумов

Сейчас отсутствует

Сообщение #7 : 18 Ноября 2008 года, 17:53
(ссылка на это сообщение)

Цитата: Новый П от 18 Ноября 2008 года, 15:59

Цитата: Марианна от 18 Ноября 2008 года, 14:31

Ничто не мешает и для сканированных версий вносить атрибутивы.

Не получиться. Карточка документа - она одна, и однозначно определяет существование документа в любой форме. Если заполнены атрибуты (информационные поля) документа, такие как "формат", "листов" - это говорит о характеристике бумажной формы, если "версия САПР", "размер файла", то об электронной форме. Подписи подтверждают статус документа в принципе. И не может быть подписей - одних на бумажный документ, а других на электронную копию.

Цитата

Мне важно быть уверенным, что в архиве хранится окончательный вариант проектной документаци (всеми подписанный и согласованный во всех инстанциях). Ведь очень часто после создания электронных чертежей и их печати, производятся коррективы вручную на стадии согласования со всеми заинтересованными лицами. Т.е. исходный электронный чертёж не изменяется, а изменения вносятся вручную (приписки, аппликации) непосредственно в бумажный экземпляр.

То, что исходный чертеж зачастую не изменяется - проблема известная. И легко сказать почему. Потому что исполнитель говорит "И ТАК СОЙДЕТ", его руководитель -тоже говорит так же, и не контролирует, архив принимает - не глядя.

В случае с собственной документацией - мы изменили требования к проведению нормоконтроля и провели приказом. Теперь, прежде чем начать проверку документа, нормоконтролер откроет файл в системе.Если на бумаге есть исправления и пр.., а в файле этого нет - до свидания, еще и халтурщика на заметку. Электронный файл - ВСЁ, бумажка - НИЧТО. Потому что пакетная печать (выпуск) идет с файлов, заложенных в электронный архив, и формирование электронной версии проекта на диске - тоже.
Кстати, можно пометки при согласовании ставить прямо в системе - посмотрите как Заметки согласующих лиц реализованы в eDrowings.

Сложнее с исполнительскуой документацией - когда построили с изменениями, карандашиком на 7 копии нарисовали и отдали заказчику - кто ж будет контролировать, чтобы изменения внесли в документацию официально.. В случае с ПКО предприятия - никто кроме сотрудника предприятия , осуществляющего надзор. Его задача стребовать, и в эл. архив представить.
А то засканированное будет так же неактуально, как и собственные неисправленные чертежи..

А главное, за достоверность чертежа, заложенного в электронный архив несет ответственность разработчик. И проверяют его минимум 2 раза - нормоконтролер и архивариус. Потому как, когда в архив сдано - ответственность лежит на сотруднике Технического архива, и он душу вытрясет с разработчика. Т.к. подчиняется самому главному начальству- бережет интеллектуальную собственность

MIP

Куратор подраздела "GeoniCS"

Сейчас отсутствует

Сообщение #8 : 25 Ноября 2008 года, 01:05
(ссылка на это сообщение)

Итак давайте разбиратся!
Архив на данный момент может быть полностью электронным? - В моем понимании нет. Объясню почему, не знаю как в России, но в Белорусии электронный документ это не документ (кроме некоторых закрытых учереждений, но область проектирования к ним не относится), соответсвенно архив автоматически разделяется на "бумажный" и "электронный" и эти архивы должны быть в актуальном состоянии, т.е. неважно из какого архива берется "документ", они должны быть идентичны, т.е. отображать одно и тоже, добится этого можно только сканированием бумажного оригинала. т.е. нужна система синхронизации этих материалов.
Кроме того есть еще один электронный документ, это исходник который создавал исполнитель, причем его состояние не обязательно отображает то что ушло на печать и уж конечно не то состояние которое имеет подписанный бумажный оригинал.
Вот давайте начнем с такой ситуации, как с этим хозяйством разобратся? Ждем Ваших рекомендаций Марианна
P.S. Все что Вы поисали выше Марианна не совсем архив, а уже документооборот причем

Цитата: Марианна от 18 Ноября 2008 года, 14:31

Поэтому сторонам достаточно договориться о способах наложения и хранения "подписей" , как эти файлы становятся документами. Соответствующие нормативные акты об этом есть.

А кто выступит горантом этой договоренности?

Инженер (Минск, Беларусь)

Марианна

Участник форумов

Сейчас отсутствует

Сообщение #9 : 04 Декабря 2008 года, 12:49
(ссылка на это сообщение)

Цитата: MIP от 25 Ноября 2008 года, 01:05

Кроме того есть еще один электронный документ, это исходник который создавал исполнитель, причем его состояние не обязательно отображает то что ушло на печать и уж конечно не то состояние которое имеет подписанный бумажный оригинал.

Это элементарный бардак

. Сколько пройдет времени чтобы директор разогнал такую бухгалтерию или уволил главбуха?
Ситуация с электронными чертежами аналогично, пока не будут наказывать за нарушение правила этой самой идентичности - ничего не будет.
Как минимум, печать должна быть централизована (выпуск). Т.е. печатается и подписывается набело полностью готовый и согласованный комплект. Печатается с электронной версии оператором.
Элементарный контроль электронного чертежа (без использования системы) может быть даже у руководителя отдела, когда он у себя собирает электронный комплект изнает, какие у него были замечания к исполнителю. Прибежал исполнитель с исправленным чертежом - посмотрите , прислал ли он исправленный электронный документ...

Автоматизированная система эл.архива и документооборота всего лишь представляет механизмы осуществления контроля. Примеры я приводила: на бумажном документе выпечатывается системная переменная "имя файла с полным путем", например, или контрольная сумма (размер +дата, время последнего изменения).Сомневаешься в происхождении бумаги - посмотри что напечатано, проверь, то ли в лежит в Базе данных...
В системе могут делаться отметки о прохождении этапов согласования- "подписи", прямо в системе можно делать "заметки" - графические надписи на электронном чертеже..

Где есть контроль , там есть и гарантии.

MIP

Куратор подраздела "GeoniCS"

Сейчас отсутствует

Сообщение #10 : 05 Декабря 2008 года, 01:26
(ссылка на это сообщение)

Это элементарный бардак

Это реальная работа!

Представьте себе бухгалтерию, например, где бухгалтер в своей учетной системе сделал Поручение в банк (зарегистрировал проводки), распечатано было неизвестно что, и директор тоже подписал неизвестно что. Сколько пройдет времени чтобы директор разогнал такую бухгалтерию или уволил главбуха?

Работа проектировщика отличается от работы бухгалтера в корне. Пример некорректен. В бухгалтерскую документацию никто не вносит изменения после подписания, в проектной документации это может происходить легко, т.к. подпись исполнителяи начальников самого предприятия, это не финальные подписи на документе. Для некоторых чертежей это только старт, потом они проходят согласование и появляется еще куча подписей, на сводном плане инженерных сетей таких подписей может быть до 30, при этом в процессе согласования могут вносится изменения в уже готовый чертеж по месту, никто его каждый раз перепечатывать и переподписывать не будет, это нереально делать каждый раз, например если изменнения начали вносить после 15 подписи согласователя. У Вас к сожалению как я понимаю нет понятия о том как работает строительная отрасль в части разаработки генеральных планов. И в электроном виде никто подписывать чертеж не будет, т.к. закон о цифровой подписи реально неработает. Если внутри организации это еще можно худо бедно организовать, то за пределами это все работать не будет.

Ситуация с электронными чертежами аналогично, пока не будут наказывать за нарушение правила этой самой идентичности - ничего не будет.

Прежде чем корать необходим инструмент осуществления, т.е. инструмент который создает с нужными требованиями иначе Вас очень быстро пошлют куда следует и будут совершенно правы.

Цитата: MIP от 05 Декабря 2008 года, 01:26

Автоматизированная система эл.архива и документооборота всего лишь представляет механизмы осуществления контроля. Примеры я приводила: на бумажном документе выпечатывается системная переменная "имя файла с полным путем", например, или контрольная сумма (размер +дата, время последнего изменения).Сомневаешься в происхождении бумаги - посмотри что напечатано, проверь, то ли в лежит в Базе данных...
В системе могут делаться отметки о прохождении этапов согласования- "подписи", прямо в системе можно делать "заметки" - графические надписи на электронном чертеже..

К сожалению это пока из области будущего.
Пока делаю вывод система Вашего электронного архива нам не подходит, чисто из предлагаемой системы реализации, а жаль. [грусть]

Инженер (Минск, Беларусь)

Марианна

Участник форумов

Сейчас отсутствует

Сообщение #11 : 12 Декабря 2008 года, 12:53
(ссылка на это сообщение)

Пока делаю вывод система Вашего электронного архива нам не подходит, чисто из предлагаемой системы реализации,

Из 2 страничек переписки вы можете сделать такие выводы? Оо Может, вы по фотографии можете определить потребность в укреплении конструкций?
Дело не в реализации, а в методологии функционирования электронного архива и документооборота. Пока у вас ясности нет, а отсюда и недоверие.
Автоматизировать существующий "бардак" не имеет смысла, и вам любая система, наводящая порядок, "не подойдет" [грусть]

Горец

Активный участник форумов

Сейчас отсутствует

Сообщение #12 : 12 Декабря 2008 года, 15:50
(ссылка на это сообщение)

Цитата: MIP от 05 Декабря 2008 года, 01:26

Автоматизировать существующий "бардак" не имеет смысла, и вам любая система, наводящая порядок, "не подойдет"

Трудно не согласиться. Действительно, введение электронный архив потребует более строго отношения к документации, наведение порядка - это залог нормального функционирования любого процесса.

Для некоторых чертежей это только старт, потом они проходят согласование и появляется еще куча подписей, на сводном плане инженерных сетей таких подписей может быть до 30, при этом в процессе согласования могут вносится изменения в уже готовый чертеж по месту, никто его каждый раз перепечатывать и переподписывать не будет, это нереально делать каждый раз, например если изменнения начали вносить после 15 подписи согласователя.

И с этим согласен на 100%! Сканировать и хранить отсканированные копии - просто необходимо, особенно в крупных проектных организациях. Марианна, может Вам не спорить с товарищем МИПом, а прислушаться и подумать над тем, чтобы сделать своё ПО более унивеерсальным - чтобы была возможность хранить документы в любых форматах? Ведь спор только в том будет ли позводять система хранить как элементы архива графические файлы с расширением *.JPEG. А почему бы ей не хранить? Ведь это могут быть не только отсканированные четрежи, но и отсканированные ТУ, ТЗ и т.п., исходных файлов которых проектаная организация не разрабатывает и иметь в формате *.DOC (допустим) не может.

Инженер-проектировщик (Минск, Беларусь)

MIP

Куратор подраздела "GeoniCS"

Сейчас отсутствует

Сообщение #13 : 15 Декабря 2008 года, 00:54
(ссылка на это сообщение)

Из 2 страничек переписки вы можете сделать такие выводы?

А Вы действительно считаете что Вы единственная принесли нам свет в плане ведения электронного архива? Что бы развеять сомнения, у нас эта тема уже не первый год обсуждается, побывала куча специалистов этого напрвления, предлагали, рекламировали, расказывали "как надо", однако поставленные перед ними проблеммы несколько поохладили их пыл и мы пока имеем, то что имеем.

Оо Может, вы по фотографии можете определить потребность в укреплении конструкций?

Смотря какие конструкции и чего, у меня несколько другой профиль работы нежели классическая конструкторская деятельность, но в своей области могу и по фотографии, если она достаточно информативна.

Дело не в реализации, а в методологии функционирования электронного архива и документооборота. Пока у вас ясности нет, а отсюда и недоверие.

Конечно у нас тут ничего нет, мы вообще непонять чем на работе занимаемся!